Desky Avianty Fury
3PA08 / 11511892
FUNGSI MANAJEMEN : PENGENDALIAN CONTROLLING
Definisi Manajemen Personalia
 |
Menurut Prof. Edwin B. Filippo, definisi manajemen personalia
adalah “perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian atas
pengadaan tenaga kerja, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan
pemutusan hubungan kerja dengan sumber daya manusia untuk mencapai sasaran
perorangan, organisasi, dan masyarakat”.
Definisi manajemen personalia menurut Andrew F. Sikula yang
dikutip oleh Malayu S.P. Hasibuan, manajemen adalah pada umumnya dikaitkan
dengan aktivitas- aktivitas perencanaan, pengorganisasian, pengendalian,
penempatan, pengarahan, pemotivasian, komunikasi dan keputusan yang dilakukan
oleh setiap organisasi dengan tujuan untuk mengkoordinasikan beberapa sumber
daya yang dimiliki oleh perusahaan sehingga akan dihasilkan suatu produk atau
jasa secara efisien.
Sementara Haiman yang dikutip oleh Manullang menyatakan manajemen
adalah fungsi untuk mencapai sesuatu melalui kegiatan orang lain dan mengawasi
usaha-usaha individu untuk mencapai tujuan bersama. Dalam bukunya yang berjudul
management, Peter P. Schoderbek mengatakan “Management is a process of
achieving organizational goals through other”.
Definisi manajemen personalia atau sekarang yang lebih dikenal
dengan sebutan manajemen sumber daya manusia adalah perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dari pengadaan, pengembangan,
pemberian kompensasi, pengintegrasian dan pemeliharaan tenaga kerja dengan
maksud untuk membantu mencapai tujuan perusahaan, individu dan masyarakat.
Menurut Flipo yang dikutip oleh Hani Handoko manajemen personalia
adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan
kegiatan-kegiatan pengadaan, pengembangan, pemberian kompensasi,
pengintegrasian, pemeliharaan dan pelepasan sumber daya manusia agar tercapai
tujuan individu, oraganisasi dan masyarakat. Sementara itu French
mendefinisikan manajemen personalia sebagai penarikan seleksi, pengembangan,
penggunaan dan pemeliharaan sumber daya manusia oleh organisasi.
Menurut T. Hani Handoko, manajer personalia adalah “seorang
manajer dan sebagai manajer harus melaksanakan fungsi –fungsi dasar manajemen
tanpa memperdulikan apapun hakekat fungsi operasional”.
Dalam
bentuk kerangka, definisi tersebut akan tampak sebagai berikut:
Fungsi- fungsi manajemen
- Perencanaan (planning)
- Pengorganisasian (organizing)
- Pengarahan (directing)
- Pengendalian (Controling)
Fungsi-fungsi operasional
- Pengadaan tenaga Kerja (procurement)
- Pengembangan (development)
- Kompensasi
- Integrasi
- Pemeliharaan (maintenance)
- Pemutusan hubungan kerja (separation)
Adapun penjelasan singkat atas bagian-bagian dari definisi
manajemen personalia diatas adalah sebagai berikut:
·
Perencanaan
(Planning)
Perencanaan
berarti penentuan program personalia yang akan membantu tercapainya sasaran
yang telah disusun untuk perusahaan itu. Dengan kata lain proses penentuan akan
melibatkan partisipasi aktif dan kesadaran penuh dari Manajer personalia,
dengan keahliannya dalam bidang sumber daya manusia.
·
Pengorganisasian
(organizing)
Organisasi
adalah alat untuk mencapai tujuan, manajer personalia menyusun suatu organisasi
dengan merancang struktur hubungan antara pekerjaan , personalia, dan
faktor-faktor fisik . Apabila serangkaian tindakan telah ditentukan, organisasi
harus disusun untuk melaksanakannya.
·
Pengarahan
(directing)
Fungsi
sederhana dari pengarahan adalah untuk membuat atau mendapatkan karyawan
melakukan apa yang diinginkan, dan harus mereka lakukan (pemberian perintah)
·
Pengendalian
(controlling)
Pengendalian
adalah fungsi manajerial yang berhubungan dengan pengaturan kegiatan agar
sesuai dengan rencana personalia yang sebelumnya telah dirumuskan berdasarkan
analisis terhadap sasaran dasar organisasi
·
Pengadaan
tenaga kerja (procurement)
Fungsi
operasional dari manajemen personalia adalah berupa usaha untuk memperoleh
jenis dan jumlah yang tepat dari personalia yang diperlukan untuk menyelesaikan
sasaran organisasi. Hal-hal yang dilakukan dalam kaitan ini adalah penentuan
sumber daya manusia yang dibutuhkan dan perekrutannya, seleksi, dan penempatan
. Penentuan sumber daya manusia yang diperlukan harus bersandar pada
tugas-tugas yang tercantum pada rancangan pekerjaan yang ditentukan sebelumnya
·
Pengembangan
(development)
Pengembangan
merupakan peningkatan keterampilan melalui pelatihan yang perlu untuk prestasi
kerja yang tepat. Kegiatan ini amat penting dan terus tumbuh karena
perubahan-perubahan teknologi, reorganisasi pekerjaan, tugas manajemen yang
semakin rumit.
·
Kompensasi
(compensation)
Fungsi
ini dirumuskan sebagai balas jasa yang memadai dan layak kepada personalia
untuk sumbangan mereka kepada tujuan organisasi
·
Integrasi
(integration)
Integrasi
merupakan usaha untuk menghasilkan suatu rekonsiliasi (kecocokan) yang layak
atas kepentingan-kepentingan perorangan (individu), masyarakat , dan
organisasi. Definisi ini berpijak atas dasar kepercayaan bahwa masyarakat kita
terdapat tumpang tindih kepentingan yang cukup berarti.
·
Pemeliharaan
(maintenance)
Pemeliharaan
merupakan usaha untuk mengabadikan angkatan kerja yang mempunyai kemauan dan
mampu untuk bekerja. Terpeliharanya kemauan untuk bekerja sangat dipengaruhi
oleh komunikasi dengan para karyawan, keadaan jasmani (fisik) karyawan, dan
kesehatan serta keselamatan kerja.
·
Pemutusan
Hubungan Kerja (separation)
Jika
fungsi pertama manajemen personalia adalah untuk mendapatkan karyawan, adalah
logis bahwa fungsi terakhir adalah memutuskan hubungan kerja dan mengembalikan
orang-orang tersebut kepada masyarakat. Organisasi bertanggung jawab untuk
melaksanakan proses pemutusan hubungan kerja sesuai dengan
persyaratan-persyaratan yang telah ditentukan, dan menjamin bahwa warga
masyarakat yang dikembalikan itu berada dalam keadaan yang sebaik mungkin.
Dari beberapa definisi manajemen personalia di atas memiliki inti
yang sama yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengawasan sumber daya manusia
untuk mencapai tujuan. Definisi ini merupakan gabungan dari fungsi-fungsi
manajemen personalia.
Setelah dijelaskan pengertian tadi diatas,
saya akan menjelaskan tentang spesifik apa itu fungsi manajemen : pengendalian controlling :
A.
Pengertian Controlling ( mengendalikan )
Pengendalian sebagai sebuah fungsi dari manajemen
telah mengalami perkembangan definisi dari masa ke masa, yang cukup popular adalah
pendapat Usury dan Hammer (1994:5) yang berpendapat bahwa “Controlling
is management’s systematic efforts to achieve objectives bycomparing
performances to plan and taking appropriate action to correct important
differences” yang artinya pengendalian adalah
sebuah usaha sistematik dari manajemen untuk mencapai tujuan dengan
membandingkan kinerja dengan rencana awal kemudian melakukan langkah perbaikan
terhadap perbedaan-perbedaan penting dari keduanya. Namun secara
sederhana pengendalian dapat diartikan sebagai proses penyesuaian
pergerakan organisasi dengan tujuannya, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang
dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud tercapai
tujuan yang sudah digariskan semula.
B.
Tujuan dan Fungsi Pengendalian
Berdasarkan
pengertian yang telah disebutkan di atas, maka dapat diketahui bahwa
tujuan dari Pengendalian adalah untuk
menyesuaikan gerak organisasiyang sedang berlangsung dengan tujuan dan rencana
awal dari organisasi itusendiri.
Adapun fungsi pengendalian adalah :
Adapun fungsi pengendalian adalah :
1.Meningkatkan
akuntabilitas
2.Merangsang kepatuhan pada kebijakan, rencana, prosedur, peraturan,dan ketentuan
2.Merangsang kepatuhan pada kebijakan, rencana, prosedur, peraturan,dan ketentuan
yang berlaku.
3.Melindungi aset organisasi.
4.Pencapaian kegiatan yang ekonomis dan efisien
3.Melindungi aset organisasi.
4.Pencapaian kegiatan yang ekonomis dan efisien
C.
Azas-azas Pengendalian
1.Efektifitas
2.Efisiensi
3.Kejujuran
4.Transparansi
5.Tindakan korektif
1.Efektifitas
2.Efisiensi
3.Kejujuran
4.Transparansi
5.Tindakan korektif
D. Langkah –
Langkah Dalam Mengendalikan Fungsi Manajemen
- Meningkatkan akuntabilitas
- Merangsang
kepatuhan pada kebijakan, rencana, prosedur, peraturan, dan ketentuan
yang berlaku
- Melindungi
aset organisasi
- Pencapaian
kegiatan yang ekonomis dan efesien
E. Tipe – Tipe
Kontrol Dalam Manajemen
- ( Awal ) Preliminary
Kadang – kadang
disebut kendali feedforward, hal ini harus dipenuhi sebelum suatu
pekerjaan
dimulai. Kendali ini menyankinkan bahwa arah yang tepat telah disusun
dengan sumber –
sumber yang tepat tersedia untuk memenuhinya.
- ( Saat Ini ) Concurrent
Berfokus
pada apa yang sedang terjadi selama proses. Kadang – kadang disebut Kendalistreering, kendali
ini memantau operasi dan aktivitas yang sedang berjalan untuk menjamin
sesuatunya telah sedang dikerjakan dengan tepat.
- ( Akhir ) Post-Action
Kadang disebut
kendali feedback. Kendali ini mengambil tempat setelah suatu tindakan
dilengkapi. Kendali akhir berfokus pada hasil akhir, kebalikan dari input dan
aktivitas.
F.
Proses Kontrol Manajemen
Proses
Manajemen adalah daur beberapa gugusan kegiatan dasar yang berhubungan secara
integral, yang dilaksanakan di dalam manajemen secara umum, yaitu proses
kerangka mencapai sesuatu tujuan secara ekonomis. Sesungguhnya keempat proses
itu merupakan hasil ikhtisar dari berbagai pendapat praktisi dan ahli mengenai
manajemen.
G. Syarat dan Proses Pengendalian
a.Syarat Pengendalian
Beberapa syarat yang sebaiknya dipenuhi dalam sebuah pengendalian adalah sebagai berikut :
1.Terencana dengan matang
2.Memiliki Prosedur Operasional Standar dalam implementasinya
3.Dijalankan oleh orang yang amanah dan berkapasitas
4.Akuntabel/transparan dan tertulis
5.Efisien dalam penggunaan anggaran
b.Proses / Sistem Dalam Pengendalian
Pengendalian manajemen pada dasarnya terdiri dari empat buah elemen, yaitu:
1.Detektor, yaitu alat/petugas untuk mengidentifikasi apa yang sedang terjadi dalam suatu proses
2.Assesor, yaitu alat/petugas untuk menentukan ketepatan
3.Efektor, yaitu alat/petugas yang digunakan untuk mengubah sesuatu yang diperoleh dari assesor.
4.Jaringan komunikasi, yaitu alat/petugas untuk mengirim informasi antara detektor dan assesor
Adapun Proses Pengendalian Manajemen adalah sebagai berikut :
1.Membangun tujuan-tujuan dan standar-standar.
2.Mengukur performa aktual.
3.Membandingkan hasil dengan tujuan dan standar.
4.Menganalisa penyebab kesenjangan performa aktual dengan rencana awal(jika ada)
5.Mengambil tindakan yang perlu (perbaikan performa atau perubahan rencana)
c.Membuat Prosedur Pengendalian yang Efektif
Prosedur merupakan langkah-langkah yang harus diterapkan untuk melaksanakan kegiatan teknis maupun administratif guna menjaminterselenggaranya kebijakan yang telah ditentukan secara ekonomis dan efisien.Manajemen berkewajiban menciptakan prosedur yang baik sehingga menjaminterciptanya sistem pengendalian manajemen yang efektif.Faktor-faktor dari unsur prosedur yang efektif antara lain meliputi:
a.Prosedur yang dibuat
harus selaras dengan kebijakan yang telahditetapkan.
b.Prosedur dibuat dalam bentuk tertulis dan sistematis untuk menjamin pelaksanaan kegiatan secara ekonomis, efisien dan efektif serta ditaatinya peraturan/ketentuan yang berlaku.
c.Prosedur yang dibuat telah memperhatikan unsur pengecekan internalsehingga hasil pekerjaan seorang pegawai secara otomatis dicek oleh pegawai lain yang bebas melakukan tugasnya tanpa dipengaruhi atauterpengaruh oleh orang lain.
d.Prosedur yang diciptakan tidak duplikatif dan tidak bertentangan dengan prosedur lain.
e.Prosedur yang diciptakan telah menjamin kelancaran pemberian pelayanankepada pengguna.
f.Prosedur yang dibuat tidak rumit, melainkan sederhana dan mudahdimengerti serta dilakukan peninjauan kembali secara berkala. Prosedur yang lambat dan berbelit-belit dalam pengurusan sertifikat tanahmerupakan contoh prosedur yang tidak menjamin kelancaran pemberian pelayanan kepada masyarakat.
b.Prosedur dibuat dalam bentuk tertulis dan sistematis untuk menjamin pelaksanaan kegiatan secara ekonomis, efisien dan efektif serta ditaatinya peraturan/ketentuan yang berlaku.
c.Prosedur yang dibuat telah memperhatikan unsur pengecekan internalsehingga hasil pekerjaan seorang pegawai secara otomatis dicek oleh pegawai lain yang bebas melakukan tugasnya tanpa dipengaruhi atauterpengaruh oleh orang lain.
d.Prosedur yang diciptakan tidak duplikatif dan tidak bertentangan dengan prosedur lain.
e.Prosedur yang diciptakan telah menjamin kelancaran pemberian pelayanankepada pengguna.
f.Prosedur yang dibuat tidak rumit, melainkan sederhana dan mudahdimengerti serta dilakukan peninjauan kembali secara berkala. Prosedur yang lambat dan berbelit-belit dalam pengurusan sertifikat tanahmerupakan contoh prosedur yang tidak menjamin kelancaran pemberian pelayanan kepada masyarakat.
